Buchhaltung, oder: Der verkannte Datenschatz!

Mehr Frust als Lust zeichnet sich besonders bei Klein- und Kleinstunternehmer:innen (KKUs) ab, wenn es um die Buchhaltung geht. Sie konzentrieren sie lieber auf ihr eigentliches Geschäft. Dabei oft verkannt: der Datenschatz, der in den Unternehmenskennzahlen schlummert. Gerade in der anhaltenden Krisenlage, wenn viele äußere Faktoren nicht beeinflussbar sind, sind transparente Finanzen wichtig.

Nur so kann man durch unsichere Zeiten navigieren und schnell Engpässe zu erkennen. Unternehmen, die ihre Zahlen im Griff haben, sind krisenfester, das zeigte die Corona-Pandemie. Damit auch Selbständige und KKUs dieses Wissen für ihre Entscheidungen nutzen können, müsste die Buchhaltung von ihrem verstaubten Image befreit und fit für die Zukunft gemacht werden. Oder? Wie viel Bewegung ist im Buchhaltungsmarkt und wo werden wir in fünf bis zehn Jahren stehen?

Kurz vor dem Jahresabschluss 2022 machen wir eine Bestandsaufnahme und wagen eine Prognose.

Buchhaltungssoftware in Deutschland: Das Potenzial der Cloud groß, aber noch nicht genügend ausgeschöpft

Buchhaltung ist wichtig, darin sind sich die Unternehmen mit einem oder bis zu 50 Mitarbeitenden in Deutschland weitestgehend einig, wie unsere jüngste Marktstudie* zum Thema Accounting zeigt. 90 Prozent teilen ihr zufolge diese Grundeinstellung – schließlich müssen auch Selbständige, Startups und Kleinunternehmer:innen rechtskonform arbeiten und jederzeit alle Daten und Unterlagen für eine mögliche Betriebsprüfung parat haben.

Ob hierfür eine spezielle Buchhaltungssoftware zum Einsatz kommt, hängt allerdings stark von der Unternehmensgröße ab: Während sich nur rund ein Drittel der Kleinstunternehmen mit bis zu fünf Mitarbeitenden entsprechende Softwareunterstützung ins Haus holt, entscheiden sich fast drei Viertel der Unternehmen mit mehr als 20 Mitarbeitenden dafür. Je höher also der Aufwand für die Buchhaltung eingeschätzt wird, desto dringender ist der Wunsch, diese softwaregestützt zu erledigen, um Zeit und Kosten zu sparen und rechtssicher aufgestellt zu sein.

Die meisten Unternehmen setzen nach wie vor auf Desktoplösungen (78 Prozent). Cloud-Lösungen kommen 2021 bei 20 Prozent zum Einsatz (2019: 22 Prozent). Angesichts der zunehmenden Digitalisierung, Dokumentationspflichten und Verwaltungsaufwände liegt hier großes, noch weitgehend unausgeschöpftes Potential für Kleinunternehmen.

So zeigt sich etwa, dass die fast 200.000 Kund:innen der Buchhaltungssoftware lexoffice um 39% effizienter arbeiten und von 40% weniger Aufwand in ihren administrativen Prozessen profitieren.  

DIY in der Buchhaltung ist out – externe Expertise dagegen stark gefragt 

Wie muss die Buchhaltungssoftware der Zukunft aussehen, damit sie auch in KKUs flächendeckend zum Einsatz kommt und echten Nutzen stiftet? Um dies zu beantworten, werfen wir einen genaueren Blick auf die Firmen, die angegeben haben, komplett auf eine spezielle Buchhaltungssoftware zu verzichten.

Hier fällt auf, dass sich zwar der Einsatz von Standard Microsoft Programmen wie Excel oder Word in der Finanzbuchhaltung mehr als halbiert hat (14 Prozent 2021 gegenüber noch 29 Prozent in 2019). Ähnliches gilt für die Abwicklung mit fertigen Formularen, Ausdrucken oder Zetteln (7 Prozent; 2019 waren es noch 12 Prozent). Noch immer lässt mehr als jedes zehnte Unternehmen aufgrund von Word, Excel oder Zettelwirtschaft Chancen liegen und riskiert Ärger mit dem Finanzamt wegen fehlender Fälschungssicherheit der Daten.  

Ein Großteil der kleinen Unternehmen beauftragt externe Expert:innen für die Buchhaltung und Finanzfragen: Viele dieser Unternehmen geben an, ihre Finanzbuchhaltung ganz auszulagern (80 Prozent gegenüber 59 Prozent in 2019), 89 Prozent davon an eine:n Steuerberater:in, 11 Prozent an ein Lohn- und Buchhaltungsbüro. Dass dieser Anteil 2021 so hoch ist, könnte damit zusammenhängen, dass für die Beantragung einiger Corona-Hilfen ein:e Steuerberater:in verpflichtend war.

Wenn es aber darum geht, die Unternehmenskennzahlen als Basis für wichtige Business-Entscheidungen zu nutzen, sind die Unternehmen – Handwerker:innen, Fotograf:innen, Dienstleistende – aber wiederum vielfach auf sich selbst gestellt: Ist mein Stundensatz konkurrenzfähig? Lohnen sich neue Mitarbeiter:innen? Wo finde ich den passenden Kredit für meine neue Anlage und besteht überhaupt Spielraum für diese Investition?  

Dabei zeigt sich, wer seine Unternehmensführung selbst und softwaregestützt in die Hand nimmt, der kommt besser durch die Krise: Der Anteil von Nutzer:innen von Unternehmenssoftware, die angaben, dass die Coronakrise eher oder sehr negative Auswirkungen auf ihre geschäftliche Situation hatten (39 Prozent), liegt um ein gutes Viertel unter dem Wert aller Unternehmen (49 Prozent). Sehr oder eher positive Auswirkungen hatten wiederum 43 Prozent mehr Unternehmen mit Unternehmenssoftware (23 Prozent) gegenüber dem Durchschnitt (16 Prozent).  

Buchhaltung der Zukunft – digital, datenbasiert, zukunftsgewandt 

Welchen Stellenwert nimmt die Buchhaltung in Zukunft ein? Betrachtet man die wachsende Marktbedeutung von originär buchhaltungsfernen Anbietern, aus beispielsweise dem Bereich eCommerce, wie Amazon und Co, die versuchen ihre Kundschaft im B2B-Sektor durch entsprechende hochstandardisierte Zusatzangebote enger an sich zu binden, wird klar: Buchhaltung-as-a-Service ist stark im Kommen. Bedarfsgerechte Lösungen aus der Cloud bieten besonders Selbständigen und KKUs die Möglichkeit, ihre Buchhaltung kostengünstig zu digitalisieren und Routinearbeiten dabei gleich vollständig zu automatisieren.

Das bedeutet mehr Platz auf dem Schreibtisch und mehr Zeit für strategische Aufgaben. Mehr noch: Durch datenbasierte Prognosen können auch kleine Unternehmen ohne Beraterbudgets smarte Entscheidungen treffen.  

Für solche Prognosen braucht es im Hinblick auf die Zusammenarbeit mit externen Buchhaltungs- und Finanzexperten mittel- und langfristig eine Plattformökonomie. Diese muss alle bestehenden Datensilos aufbrechen und damit den Weg frei machen, um das gesamte Potenzial der Unternehmenskennzahlen auszuschöpfen. Benötigt wird eine offene und vernetzte Plattform, die nahtlose Informationsflüsse etwa mit den Steuerberater:innen ermöglicht und zugleich weit über Buchhaltung hinausreicht - mit Hilfe von Embedded Services und Partnerschaften, etwa mit Banken und Versicherungen.

Denn erst wenn die relevanten Daten, beispielsweise aus Buchhaltung, Warenwirtschaft, Versicherungen und Banken in Echtzeit zusammenfließen, steht Selbständigen und KKUs ein vollständiges Bild ihrer gesamten Geschäftstätigkeit zur Verfügung. Gleichzeitig können die anderen Akteur:innen so ihre Services und Beratungsleistungen optimieren, da sie über Echtzeitdaten verfügen, die ihnen automatisch ein umfassendes Bild ihrer Kundschaft liefern und Beratungsanlässe offenbaren. 

Buchhaltung 2030: Eine neue Ära der Unternehmensführung 

Buchhaltung 2030, das bedeutet aus unserer Sicht: Weg von der reinen Bürde der Buchhaltungspflichten – hin zu einer digitalen, automatisierten und datenbasierten Buchhaltung, die dank der Vernetzung und Analyse sämtlicher Geschäftsprozesse den Blick in die Zukunft erst möglich macht.

Dadurch werden Kund:innen in die Lage versetzt, die richten Entscheidungen zur richtigen Zeit zu treffen. Versicherungsmakler:innen, Bank- oder Steuerberater:innen bekommen in dieser Welt Beratungsanlässe automatisch angezeigt und können so ihren Service auch für Solopreneur:innen und KKUs optimieren. Die Buchhaltung als Schaltzentrale wird dann zum digitalen Berater in der Hosentasche, den sich auch kleine Unternehmen leisten können.  

Um diese Zukunftsvision zum Leben zu erwecken, arbeiten wir schon heute daran, ein Ökosystem zu entwickeln (mit der Buchhaltung als Nukleus), dass mit gebündelten Daten aus zigtausend Quellen, smarten Analysen und Echtzeit-Beratung belastbare Entscheidungen ermöglicht. 

* Methodik:

Für die Lexware Marktstudie befragt das Marktforschungsunternehmen Kantar alle zwei Jahre ca. 1.000 Geschäftsführende, Inhaber:innen oder Buchhaltungs-/Controllingverantwortliche aus Unternehmen mit bis zu 50 Mitarbeitenden telefonisch (CATI). Um repräsentative Ergebnisse für die Zielgruppe der Kleinen und Kleinstunternehmen zu generieren, wurde im Anschluss an die Befragung eine Gewichtung der Daten vorgenommen. Die Gewichtung erfolgte nach Branchen, Unternehmensgrößenklassen und Region.